Interactieve validatieworkflow
Beheer je documentstromen en hun validatie in elke fase van hun levenscyclus
Orkestreer uw documentprocessen
Wij kunnen u helpen bij het implementeren van een krachtige tool voor workflowbeheer. SmartDigiDocs biedt een goed georganiseerd workflow- en waarschuwingssysteem, gecombineerd met een tool voor elektronische handtekeningen, om het proces te structureren en te versnellen zonder het respect voor rollen en goedkeuringsfasen uit het oog te verliezen.
Met onze oplossing kunt u workflowmodellen definiëren, de uitvoering ervan beheren en de status van het documentbeheerproces tijdens de uitvoering bewaken.
Workflowsjablonen
Een workflowmodel (of sjabloon) wordt gebruikt om de orkestratie van de verschillende stappen van een samenwerkingsproces te definiëren en/of de automatische stroom van documenten van een systeem naar archivering en levering.
Elk sjabloon definieert een workflow die bestaat uit één of meer documenten, de bron van deze documenten, de acties die moeten worden uitgevoerd en de gegevens die nodig zijn om deze stappen te voltooien.
In het model werken we met u samen om het volgende te definiëren
- De gebruikte gegevensstructuur
- Deik gebrute documenten of modellen
- De voorbewerkingen die op de gegevens of modellen worden uitgevoerd
- De rollen van de gebruikers (beheren, bewerken, valideren, goedkeuren, ondertekenen, etc.) en het schema dat moet worden aangehouden
- De processen voordat de definitieve versie wordt “bevroren” (bijvoorbeeld het verwijderen van opmerkingen en revisiemarkeringen, het voorbereiden van het handtekeningblok)
Workflow engine
De workflow engine bestuurt de workflow. Het past de workflowstatus aan volgens de acties die door gebruikers of externe applicaties (via API’s) worden uitgevoerd.
Als bijvoorbeeld alle wijzigingen klaar zijn, verandert de workflow engine de workflowstatus in “Validatie” als er gebruikers zijn gedefinieerd om de validatie uit te voeren. Als dat niet het geval is, gaat de workflow automatisch door naar de volgende fase.
Een goed voorbeeld: Contractbeheer
In dit voorbeeld zien we het typische proces voor het maken van een contract dat kan worden beheerd met onze tool.
Eerst verzamelen we basisgegevens zoals bedrijven, personen en adressen. We gebruiken deze gegevens om voorgedefinieerde sjablonen in te vullen.
In de volgende stap bewerken gebruikers de documenten en als ze klaar zijn, moeten ze worden goedgekeurd.
De volgende stap is het laten ondertekenen van de documenten door de verschillende partijen. De laatste stap is distributie en archivering.
